Microsoft 365 Updates: Mehr KI, mehr Struktur – und neue Fragen beim Datenschutz

Die aktuellen Neuerungen in Microsoft 365 bringen spürbare Fortschritte für Produktivität und Zusammenarbeit. Gleichzeitig entstehen neue Herausforderungen – insbesondere rund um Datenschutz, Compliance und Governance. Dieser Beitrag gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Änderungen und ihre Auswirkungen auf Unternehmen.

Copilot & EU-Datengrenze: Mehr Performance, weniger Transparenz?
Mit der Einführung von Flex Routing (seit 17. April) geht Microsoft einen pragmatischen Schritt: Um Lastspitzen besser abzufangen, können Copilot-Anfragen künftig auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Das steigert die Performance, wirft jedoch Fragen zur Einhaltung europäischer Datenschutzanforderungen auf.

Ab dem 4. Mai kommt eine weitere Neuerung hinzu: In Copilot für Excel und PowerPoint lassen sich alternative KI-Modelle – konkret von Anthropic – nutzen. Auch hier gilt, dass eine Verarbeitung außerhalb der EU möglich ist.

Für Administrierende ist dabei besonders relevant, dass beide Funktionen standardmäßig aktiviert sind und bei Bedarf aktiv im Microsoft 365 Admin Center deaktiviert werden müssen.

Unternehmen wird daher empfohlen, diese Einstellungen zeitnah zu prüfen. Das gilt insbesondere im Hinblick auf interne Datenschutzrichtlinien, bestehende Compliance-Vorgaben sowie die eigene Risikobewertung im Umgang mit KI.

OneDrive: Änderungen beim Löschen von Dateien
Eine eher technische, aber im Alltag durchaus relevante Anpassung ab Mai betrifft das Löschverhalten in OneDrive. Werden Dateien z.B. über OneDrive, Web oder Teams gelöscht, wurden diese bisher immer im lokalen Papierkorb (unter Windows und macOS) abgelegt.

Diese Eigenschaft wird verändert – die gelöschten Dateien werden nicht mehr lokal im Papierkorb abgelegt, sondern nur noch im Onedrive- bzw. Sharepoint-Webpapierkorb – die Wiederherstellung kann von dort bis zu 93 Tage lang durchgeführt werden.

Für die Praxis bedeutet das, dass User ihr bisher gewohntes Verhalten beim Wiederherstellen von Dateien anpassen müssen. Gleichzeitig sollten IT-Teams frühzeitig über diese Änderung informieren. Kurze Anleitungen oder gezielte Schulungen können dabei helfen, den Supportaufwand zu reduzieren und Unsicherheiten zu vermeiden.

Microsoft Teams: Mehr Übersicht in der Chatliste
Microsoft Teams erhält ein längst überfälliges Update, das für mehr Struktur in der Chatliste sorgt.

Künftig werden stummgeschaltete Chats automatisch in einen eigenen Bereich verschoben, während Meeting-Chats eine separate Kategorie erhalten. Dadurch entsteht eine deutlich aufgeräumtere Übersicht, in der sich relevante Unterhaltungen schneller wiederfinden lassen.

Zusätzlich wird der „Nicht stören“-Modus von Windows 11 stärker berücksichtigt. Benachrichtigungen passen sich damit besser an individuelle Arbeitsgewohnheiten an, was konzentriertes Arbeiten unterstützt. Auch wenn es sich dabei um ein eher kleines Detail handelt, kann die Wirkung im Arbeitsalltag durchaus spürbar sein.

SharePoint: KI-Skills für automatisierte Prozesse
Besonders spannend ist die Einführung der neuen Custom Skills in SharePoint, die sich derzeit in der Preview-Phase befinden (seit Mitte April).

Diese Funktion ermöglicht es Usern, eigene mehrstufige KI-Anweisungen zu erstellen und wiederzuverwenden. So lassen sich beispielsweise Compliance-Dokumente automatisiert prüfen, Inhalte strukturiert analysieren oder standardisierte, KI-gestützte Workflows abbilden.

Voraussetzung für die Nutzung ist eine Microsoft 365 Copilot Lizenz sowie entsprechende Bearbeitungsrechte innerhalb der Plattform.

Insgesamt eröffnet diese Neuerung neue Möglichkeiten für individuelle und skalierbare KI-Anwendungen, die sich direkt in die bestehende Arbeitsumgebung integrieren lassen.

Fazit: Chancen nutzen – Risiken aktiv steuern
Die Richtung ist klar: mehr KI, mehr Automatisierung und mehr Individualisierung.

Gleichzeitig steigen jedoch auch die Anforderungen an eine fundierte Datenschutzbewertung, belastbare Governance-Strukturen sowie eine klare und transparente User-Kommunikation.

Unternehmen sollten die neuen Funktionen daher nicht ausschließlich technisch betrachten, sondern auch strategisch einordnen. Wer frühzeitig klare Richtlinien definiert, kann die Potenziale der neuen Möglichkeiten gezielt nutzen, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren.